ค ม อการใช โปรแกรม. Microsoft Office Excel 2007

Transcription

1 ค ม อการใช โปรแกรม Microsoft Office Excel 2007.

2 ค าน า ค ม อประกอบการใช โปรแกรม Microsoft Office Excel ช นม ธยมศ กษาป ท 1 จ ดท าข นเพ อเป นเคร องม อในการ ฝ กท กษะการใช โปรแกรม Microsoft Office Excel กล มสาระการเร ยนร การงานอาช พและเทคโนโลย ช น ม ธยมศ กษาป ท 1 ในสาระท 3 เทคโนโลย สารสนเทศ โดยเน อหาสาระของค ม อประกอบการใช โปรแกรม Microsoft Office Excel น สามารถน าไปประกอบการฝ กปฏ บ ต หร อ ฝ กท กษะการใช โปรแกรม Microsoft Office Excel ได เป นอย างด ขอกราบขอบพระค ณ ผ อ านวยการโรงเร ยน คณะคร โรงเร ยนน คมพ ฒนา 2 น กเร ยน ท กร ณาให ค าแนะน า และให ก าล งใจในการจ ดท าค ม อประกอบการใช โปรแกรม Microsoft Office Excel

3 สารบ ญ หน า ค าน า สารบ ญ ค าช แจง การเร มต นใช โปรแกรม Microsoft Excel 1 การใช งานแผ นงาน และตาราง 5 การจ ดร ปแบบตามเง อนไข 8 การท างานกราฟ 11 การใช งานส ตร และฟ งก ช น 13 การเร ยงล าด บข อม ล 16 การตรวจสอบความถ กต อง 17 การกรอกข อม ล 19 การเร มใช งานโปรแกรม Microsoft Office Word Excel 2007

4 เร หล งจากจบบทเร ยนน ค ณจะสามารถใช งานเก ยวก บ :- เร มใช งานโปรแกรม Microsoft Excel ร จ กส วนประกอบของหน าจอโปรแกรม การเพ มป มท ลบาร ใน Quick Access Toolbar การยกเล กป มท ลบาร ใน Quick Access Toolbar การป อนข อม ล แก ไขข อม ล ลบข อม ล การบ นท กเอกสารลงใน disk มใช งานโปรแกรม Microsoft Office Excel 1. คล กป ม Start บนแถบ Task bar 2. เล อก All Programs Microsoft Office 3. เล อก Microsoft Office Excel 2007 จะเป ดให ใช งานได ท นท ส วนประกอบของหน าจอโปรแกรม ก อนท จะท างานก บโปรแกรม Microsoft Office Excel ค ณจะต องร จ กก บส วนประกอบของหน าจอโปรแกรมก อน เพ อจะ ได เข าใจถ งส วนต างๆ ท จะกล าวอ างถ งในหน งส อเล มน ได ง ายข น Office Button Quick Access Toolbar Title bar แถบ Ribbon Name box Formula bar Active cell Worksheet Office Button เป นป ม ค าส งเก ยวก บการท างาน ของแฟ มงาน เช น New, Open, Save, Save As, Print, Close, ฯลฯ Quick Access Toolbar เป นแถบเคร องม อให ค ณเร ยกใช งานได อย างรวดเร ว ผ ใช สามารถเพ มป มค าส งท ใช งานบ อยๆ ไว ในแถบ เคร องม อน ได

5 Title bar แถบแสดงช อโปรแกรมและช อไฟล ป จจ บ นท ค ณเป ดใช งานอย แถบ Ribbon เป นแถบท รวบรวมค าส งต างๆ ของเมน หร อท ลบาร เพ อให ผ ใช เล อกใช งานง ายข น Name box แสดงต าแหน งเซลล ป จจ บ น Formula bar แถบแสดงส ตรค านวณหร อข อม ลท ค ณพ มพ Active cell เซลล ป จจ บ นท ก าล งท างานอย Worksheet พ นท ใช งานของโปรแกรม การเพ มป มท ลบาร ใน Quick Access Toolbar ป มท ลบาร ท ต องการใช งานบ อยๆ ค ณสามารถเพ มเข ามาใน Quick Access Toolbar ได ม ข นตอนด งน 1. คล กป มล กศรลงของ Quick Access Toolbar จะปรากฏค าส ง ให เล อกใช 2. เล อกค าส งท ต องการใช บ อย เช น New, Open, Print Preview, ฯลฯ Quick Print, การยกเล กป มท ลบาร ใน Quick Access Toolbar ป มท ลบาร ท เพ มเข ามาแล วไม ต องการใช งาน ค ณสามารถยกเล กออกได ม ข นตอนด งน 1. คล กขวาในแถบ Quick Access Toolbar จะปรากฏค าส งให เล อกใช 2. ต องการยกเล กป มท ลบาร ให เล อกค าส ง Remove from Quick Access Toolbar การป อนข อม ล ม 3 ว ธ 1. พ มพ ข อม ลท ต องการ เสร จแล วกดป ม Enter 2. พ มพ ข อม ลท ต องการ เสร จแล วกดป ม Arrow key (ล กศรส ท ศ) ท ค ย บอร ด 3. พ มพ ข อม ลท ต องการ เสร จแล วคล กป ม Enter บน Formula bar

6 การยกเล กข อม ลท ก าล งพ มพ ม 2 ว ธ ว ธ ท 1 ว ธ ท 2 กดป ม Esc ท ค ย บอร ด คล กป ม การแก ไขข อม ล ม 3 ว ธ Cancel บน Formula bar 1. เล อกต าแหน งเซลล ท ต องการแก ไขข อม ล ว ธ ท 1 กดป ม F2 ท ค ย บอร ด ว ธ ท 2 คล กต าแหน งท จะแก ไขบน Formula bar ว ธ ท 3 ด บเบ ลคล กท ต าแหน งเซลล น น 2. ท าการแก ไขข อม ล เสร จแล วกด Enter การลบข อม ล ม 3 ว ธ เล อกต าแหน งเซลล ท ต องการลบข อม ล ว ธ ท 1 กดป ม Delete ท ค ย บอร ด ว ธ ท 2 คล กขวาเล อกค าส ง Clear Contents ว ธ ท 3 ท แท บ Home คล กล กศรลงของป ม Clear จะปรากฏค าส งให เล อกใช ลบท งข อม ลและร ปแบบ ลบเฉพาะร ปแบบ เหล อข อม ลเด ม ลบเฉพาะข อม ล เหล อร ปแบบ ลบ Comment การบ นท กเอกสารลงใน disk เม อค ณสร างแฟ มงานเสร จแล ว ต องท าการบ นท กข อม ลลงใน disk ม ข นตอนด งน 1. คล กป ม Save บนแถบ Quick Access Toolbar หร อคล กป ม Office Button เล อกค าส ง Save หร อ Save As ก ได 2. จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ ของ Save As ให ก าหนดรายละเอ ยด

7 3. ท ช อง Save in เล อกต าแหน งไดร ฟและโฟลเดอร ท ต องการเก บข อม ล 4. ท ช อง File name พ มพ ช อไฟล จากต วอย างน ให ช อว า Salary คล กป ม Save จะได ไฟล นามสก ล.xl การใช งานแผ นงานและตาราง หล งจากจบบทเร ยนน ค ณจะสามารถใช งานเก ยวก บ :- การท างานก บแผ นงาน การเล อกช วงข อม ล การใช งานตาราง การจ ดร ปแบบข อม ลในแผ นงาน การท างานก บแผ นงาน (Sheet) ปกต แฟ มงานของ Excel จะแสดง Worksheet 3 sheet ให ใช งาน ถ าต องการเพ ม sheet, ลบ sheet, copy sheet, ฯลฯ ม ข นตอนด งน คล กขวาช อ sheet ท ต องการ จะปรากฏค าส งให เล อกใช แทรก/เพ ม sheet ใหม ลบ sheet ท เล อก เปล ยนช อ sheet ย ายหร อค ดลอก sheet แสดง code ท เข ยนในโปรแกรม Visual Basic

8 การเล อกช วงข อม ล ไม ว าจะท าอะไรก ตามก บข อม ลใน Worksheet อย างแรกท ต องท าค อ การเล อกช วงข อม ล ซ งม หลายว ธ ด งน ว ธ การเล อก ส ญล กษณ ของเมาส เล อกข อม ลแบบเป นช วง วางเมาส เป นร ป drag คล มข อม ลท ต องการ เล อกข อม ลแบบเป นช วงห างก น Drag คล มข อม ลช วงแรก กดป ม Ctrl+drag คล มช วงอ นๆ เล อกข อม ลท งคอล มน ท งแถว คล กส วนห วคอล มน หร อห วแถวท ต องการ เล อกข อม ลหมดท ง sheet คล กจ ดต ดระหว างห วคอล มน ก บห วแถว การใช งานตาราง ในกรณ ท ค ณท างานก บตาราง แล วต องการแทรกข อม ล หร อลบตาราง ม ข นตอนด งน 1. เล อกช วงข อม ลท ต องการ เช น คอล มน C ถ ง E 2. คล กขวาห วคอล มน / แถว จะปรากฏค าส งให เล อก Insert แทรกคอล มน / แถว Delete ลบคอล มน / แถว Column Width ปร บความกว างของคอล มน

9 Hide ซ อนคอล มน / แถว Unhide ยกเล กการซ อนคอล มน / แถว หร อ ใช ป มเคร องม อในการท างานก ได ท แท บ Home เล อกจากห วข อ Cells การจ ดร ปแบบข อม ลในแผ นงาน เม อพ มพ ข อม ลเสร จแล วก ท าการตกแต งข องม ลให สวยงาม ม ข นตอนด งน 1. เล อกช วงข อม ลท ต องการ 2. แถบ Ribbon ช อ Home คล กป มเคร องม อบนท ลบาร หร อจ ดร ปแบบข อม ลโดยการใช เมน ม ข นตอนด งน 1. เล อกช วงข อม ลท ต องการ 2. คล กขวาเล อกค าส ง Format Cells Number จ ดร ปแบบต วเลข Alignment การจ ดวางข อความ ใช ตกแต งต วอ กษร Font ชน ดของต วอ กษร การจ ดวางข อความ จ ดร ปแบบต วเลข Border ก าหนดเส นขอบ Fill ก าหนดส พ นและลาย Protection ป องก นการแก ไขข อม ล

10 3. ก าหนดรายละเอ ยดเสร จแล วคล กป ม OK การจ ดร ปแบบตามเง อนไข หล งจากจบบทเร ยนน ค ณจะสามารถใช งานเก ยวก บ :- การเพ ม เปล ยน หร อลบการจ ดร ปแบบตามเง อนไข การค นหาเซลล ท ม การจ ดร ปแบบตามเง อนไข การจ ดร ปแบบแบบม เง อนไข บางคร งค ณต องการก าหนดเง อนไขในการจ ดร ปแบบข อม ล เช น ต วเลขของเง นเด อนพน กงานให เป นส น าเง นเฉพาะคนท เง นเด อนไม เก น ให ใช เร องของ Conditional Formatting ม ข นตอนด งน 4. เล อกช วงข อม ลท ต องการจ ดร ปแบบ จากต วอย างเง อนไขด านบน ใช ช วงข อม ลของ Salary ไม รวมห วข อ (เล อกช วงข อม ล ต าแหน ง G2-G115) 5. แถบ Ribbon ช อ Home ห วข อ Styles คล ก ป ม 6. จะปรากฏค าส งให เล อกใช Highlight เซลล ท ตรงตามเง อนไขท ก าหนด แสดงข อม ลต วเลข 10 อ นด บส งส ดหร อต าส ด แสดงข อม ลเป นกล มเด ยวก นแบบกราฟแท ง แสดงข อม ลเป นกล มเด ยวก นด วยส ต างๆ แสดงข อม ลเป นกล มเด ยวก นด วยส ญล กษณ ไอคอน สร างเง อนไขเอง ลบเง อนไขท ไม ต องการใช งาน จ ดการก บเง อนไขท ก าหนด

11 ในท น เล อกค าส ง New Rule จะปรากฎไดอะล อกบ อกซ New Formatting Rule เล อก Format only cells that contain ก าหนดเง อนไขเอง จากต วอย างเล อกเป น Cell Value less than or equal to คล กป ม Format เล อกร ปแบบต วอ กษรท ต องการ คล กป ม OK การเปล ยนเง อนไขหร อร ปแบบท ก าหนด หล งจากค ณก าหนดเง อนไขในการจ ดร ปแบบข อม ลแล ว ต องการเปล ยนเง อนไขจากเด ม เป น ต วเลขของเง นเด อนพน กงานให จ ดร ปแบบโดยเปล ยนส พ นเป นส เหล อง เฉพาะคนท เง นเด อนต งแต ค ณสามารถแก ไขได โดยม ข นตอนด งน 3. เล อกช วงข อม ลเด มท ท าการจ ดร ปแบบไว 4. แถบ Ribbon ช อ Home ห วข อ Styles คล ก ป ม 5. เล อกค าส ง Manage Rules คล กป ม Edit Rule 6. จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ Edit Formatting Rule ให แก ไขรายละเอ ยด เสร จแล วคล กป ม OK การลบร ปแบบข อม ลท ก าหนดเง อนไข ช วงข อม ลท ม การจ ดร ปแบบตามเง อนไขท ต งไว เม อไม ได ใช งานแล ว ค ณสามารถท าการยกเล กเง อนไขน นได โดยม ข นตอนด งน

12 1. เล อกช วงข อม ลเด มท ท าการจ ดร ปแบบไว 2. แถบ Ribbon ช อ Home ห วข อ Styles คล ก ป ม 3. เล อกค าส ง Clear Rules ในท น เล อกค าส ง Clear Rules from Selected Cells การค นหาเซลล ท ม การจ ดร ปแบบตามเง อนไข 1. แถบ Ribbon ช อ Home ห วข อ Editing คล ก ป ม 2. เล อกค าส ง Conditional Formatting จะแสดงช วงข อม ลท ม การก าหนดเง อนไขให ท นท

13 การท างานก บกราฟ หล งจากจบบทเร ยนน ค ณจะสามารถใช งานเก ยวก บ :- การสร างกราฟ ชน ดของกราฟ การเปล ยนชน ดของกราฟ การลบกราฟ การสร างกราฟ ข อม ลในโปรแกรม Excel ส วนใหญ จะเป นข อม ลเก ยวก บต วเลข ถ าค ณน าต วเลขเหล าน นมาแสดงเป นกราฟจะท าให ข อม ล ของค ณด ง ายข น ม ข นตอนด งน 7. เล อกช วงข อม ลท ต องการน ามาสร างกราฟ ในท น เล อกช วงเซลล A2-B5, D2-D5 8. คล กแท บ Insert เล อกประเภทของกราฟจากห วข อ Chart จากต วอย างเล อกแบบ Column 9. จะปรากฏร ปแบบย อยให คล กเล อกได ท นท 10. จากน น จะแสดงร ปกราฟท สร างไว พร อมก บแถบ Ribbon ช อ Chart Tools ห วข อ Design ให ก าหนด รายละเอ ยดเพ มเต ม การเปล ยน ชน ดของ กราฟ หล งจากสร าง กราฟเสร จแล ว ต องการ เปล ยนแบบ กราฟใหม ค ณ สามารถท าได ม ข นตอนด งน 1. เล อ กกราฟท ต องการ

14 เปล ยนร ปแบบ 2. แถบ Chart Tools Design ห วข อ Type คล กป ม 3. จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ Change Chart Type ให คล กเล อกแบบท ต องการ การลบกราฟ กราฟท ไม ใช แล ว ต องการลบออก ม ข นตอนด งน คล กกราฟท ต องการลบ กดป ม Delete ท ค ย บอร ด

15 การใช งานส ตรและฟ งก ช น หล งจากจบบทเร ยนน ค ณจะสามารถใช งานเก ยวก บ :- การใส ส ตรค านวณปกต ล าด บความส าค ญของเคร องหมายทางการค านวณ การค านวณหาผลรวม และการสร างส ตรด วยฟ งก ช นอ น การสร างส ตรอย างง ายพร อมค าคงท ข อผ ดพลาดท วไปเม อสร างส ตร การใส ส ตรค านวณปกต 1. เล อกเซลล ท ต องการแสดงผลล พธ จากต วอย างน ต าแหน งเซลล อย ท D4 2. พ มพ เคร องหมาย = แล วตามด วยต าแหน งเซลล เช น =D2*D3 เสร จแล วกดป ม Enter 3. ท เซลล D4 จะแสดงผลล พธ และท Formula bar จะแสดงส ตรค านวณท ก าหนดไว Formula bar ล าด บความส าค ญของเคร องหมายทางการ ค านวณ การค านวณในเคร องคอมพ วเตอร ก บการค านวณจากเคร องค ดเลข ผลล พธ ท ได จะต างก น เน องจากการค านวณในเคร อง คอมพ วเตอร โปรแกรมจะด ความส าค ญของเคร องหมายทางการค านวณด วย จ งเป นส งส าค ญอย างย งท user จะต องทราบ ในเร องน เพ อไม ให ผลล พธ ท ต องการผ ดเพ ยนไปจากปกต เคร องหมายท ใช ความหมาย ( ) วงเล บ ^ ยกก าล ง *, / ค ณ, หาร +, - บวก, ลบ ความส าค ญของเคร องหมายทางการค านวณ จะไล จากบนลงล าง บนส ดจะส าค ญส งส ด และล างส ดจะส าค ญต าส ด ในส ตร ค านวณส ตรหน ง ถ าเคร องหมายใดส าค ญกว าก จะท าการค านวณเคร องหมายน นก อนแล วไล ตามล าด บไปเร อยๆ การค านวณหาผลรวม

16 ถ าต องการหาผลรวมของต วเลขหลายๆ ต าแหน ง ให ค ณใช ฟ งก ช นของการหาผลรวมเข ามาช วย ม ข นตอนด งน 1. เล อกเซลล ท ต องการแสดงผลล พธ จากต วอย างน ต าแหน งเซลล อย ท H4 2. ท แท บ Home คล ก ป ม Sum บนท ลบาร 3. จะปรากฏส ตรค านวณ =SUM(B4:G4) ให ด ช วงข อม ลต วเลขท จะค านวณว าถ กต องหร อไม ส งเกตจาก เส นประว งรอบๆ ข อม ล ถ าถ กต องแล วกดป ม Enter ถ าไม ถ กต อง drag คล มช วงข อม ลใหม แล ว กดป ม Enter การสร างส ตรด วยฟ งก ช นท ใช งานบ อย โปรแกรม Excel จะท าการแบ งช ดของส ตรค านวณตามประเภทการใช งาน ถ าค ณต องการใช ส ตรค านวณประเภทใด คล ก เล อกป มน นได เลย หร อคล กป ม Insert Function ก ได ส ตรค านวณท น ามายกต วอย างจะเป นส ตรท ใช งานบ อยๆ ม ข นตอน ด งน 1. เล อกเซลล ท ต องการแสดงผลล พธ จากต วอย างน ต าแหน งเซลล อย ท C13 2. ท แท บ Formula จะแสดงประเภทของส ตรค านวณให เล อกใช ในท น คล กป มล กศรลงของ AutoSum 3. จะปรากฏส ตรค านวณท ใช งานบ อยๆ ให เล อก Average ส ตรการหาค าเฉล ย Count Numbers ส ตรการน บจ านวนข อม ล Max ส ตรการหาค าส งส ด Min ส ตรการหาค าต าส ด More Functions ส ตรอ นๆ 4. ในท น เล อกค าส งส ด คล กท ฟ งก ช น Max drag คล มช วงข อม ลต วเลขท ต องการ เสร จแล วกดป ม Enter การสร างส ตรอย างง ายพร อมค าคงท ในส ตรค านวณบางคร งต องการอ างอ งค าต าแหน งเซลล เด ยว เวลา copy ส ตร ไม ต องการให เปล ยนแปลง เร ยกว า การอ างอ ง แบบ Absolute ในต วอย างน ต องการค านวณหาผลต างระหว างค าใช จ าย (B3) ก บค าเฉล ย (C16) ม ข นตอนด งน 1. เล อกเซลล ท ต องการแสดงผลล พธ จากต วอย างน ต าแหน งเซลล อย ท C3 2. ใส ส ตรค านวณ =B3-$C$16 เสร จแล วกดป ม Enter 3. ท าการ copy ส ตรค านวณลงมา จะเห นว าต าแหน ง C16 จะเป นค าคงท ตลอด ไม ม การเปล ยนแปลง การเร ยงล าด บข อม ล หล งจากจบบทเร ยนน ค ณจะสามารถใช งานเก ยวก บ :-

17 ล าด บการจ ดเร ยงเร มต น การเร ยงล าด บข อม ลในช วงหร อตาราง ล าด บการจ ดเร ยงเร มต น เม อค ณน างานฐานข อม ลมาสร างในโปรแกรม Excel ส วนใหญ หล งจากสร างงานเร ยบร อยแล ว ส งท จะท าต อไป ค อ การ จ ดเร ยงข อม ล ม ข นตอนด งน 11. คล กต าแหน งเซลล ในห วข อท ต องการจ ดเร ยง จากต วอย างน เล อก เซลล ใดก ได ในห วข อ Salary 12. ท แท บ Data ห วข อ Sort & Filter คล กป มบนท ลบาร เพ อเล อกเกณฑ การจ ดเร ยง Sort Smallest to Largest จ ดเร ยงจากน อยไปมาก (A Z) Sort Largest to Smallest จ ดเร ยงจากมากไปน อย (Z A) การเร ยงล าด บข อม ลในช วงหร อตาราง 1. ต าแหน งเซลล อย ในงาน Database 2. คล กป ม เพ อเป ดไดอะล อกบ อกซ Sort ก าหนดรายละเอ ยดเพ มเต ม 3. ท ช อง Sort by เล อกห วข อหล กในการจ ดเร ยง ท ช อง Order เล อกเกณฑ การจ ดเร ยง 4. คล กป ม เพ อเพ มห วข อรอง, ห วข อท 3, 4, 5 ในการจ ดเร ยง เสร จแล วคล กป ม OK การตรวจสอบความถ กต องของข อม ล หล งจากจบบทเร ยนน ค ณจะสามารถใช งานเก ยวก บ :- การสร างรายการแบบรายการจากช วงของเซลล **

18 การป องก นการป อนข อม ลท ไม ถ กต องในแผ นงาน การสร างรายการแบบรายการจากช วงของเซลล 13. คล กป ม Start บนแถบ Task bar 14. เล อก All Programs Microsoft Office 15. เล อก Microsoft Office Word 2007 จะเป ดให ใช งานได ท นท การป องก นการป อนข อม ลท ไม ถ กต องในแผ นงาน เพ อให การกรอกข อม ลม ความถ กต องมากย งข น ค ณควรจะก าหนดกฏข อบ งค บในการป อนข อม ล ม ข นตอนด งน 1. เล อกช วงข อม ลท ต องการพ มพ 2. ท แท บ Data ห วข อ Data Tools คล กป ม 3. จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ Data Validation ท ห วข อ Settings ให ก าหนดเง อนไข ในท น ก าหนดว า ข อม ลต วเลขท ป อนจะต องอย ในช วงต งแต เท าน น เล อกว าข อม ลท ป อนเป นชน ดไหน เล อกเคร องหมายในการเปร ยบเท ยบ ก าหนดช วงต วเลขเร มต น ก าหนดช วงต วเลขส ดท าย 4. คล กห วข อ Input Message ระบ ข อความท ต องการแสดงเม อต าแหน งเซลล อย ในช วงน น เป น การบอกให user ร ว าให ท าอะไร

19 คล กห วข อ Error Alert เพ อก าหนดว า ถ า user ป อนข อม ลไม ตรงตามกฎข อบ งค บ ให แสดง Message และไอคอนเต อน ด วย เสร จแล วคล กป ม OK

20 การกรองข อม ล หล งจากจบบทเร ยนน ค ณจะสามารถใช งานเก ยวก บ :- การกรองข อม ลในช วงหร อตาราง การยกเล กข อม ลท ท าการกรองไว การกรองค าท ไม ซ าก นหร อการเอาค าท ซ าก นออก การกรองโดยใช เง อนไขข นส ง การกรองข อม ลในช วงหร อตาราง เม อค ณท างานก บฐานข อม ล อ กเร องหน งท ค ณใช งานบ อย นอกจากการจ ดเร ยงแล ว ก จะเป นเร องการค นหาข อม ลหร อการ กรองข อม ลน นเอง ม ข นตอนด งน 16. ต าแหน งเซลล อย ในงาน Database 17. ท แท บ Data ห วข อ Sort & Filter คล ก ป ม จะปรากฏล กศรลงท กห วข อ 18. คล กป มล กศรลงของห วข อท จะค นหา เล อกข อม ลท ต องการ ในท น คล กห วข อ Department เล อก Engineering เสร จ แล วคล กป ม OK ส งเกตแถบ Status bar ด านล าง จะแสดงจ านวน record ท ค นหาได 1. ต าแหน งเซลล อย ในงาน Database 2. ท แท บ Data ห วข อ Sort & Filter คล กป ม การกรองค าท ไม ซ าก นหร อการเอาค าท ซ าก นออก การยกเล กข อม ลท ท าการกรอง (Filter) ไว บนท ลบาร

21 ในงาน Database เม อท าการป อนข อม ลจ านวนมากๆ อาจม บาง record ท พ มพ ซ าก น ค ณสามารถเอาค าท ซ าก นออกได ม ข นตอนด งน 1. ต าแหน งเซลล อย ในงาน database 2. ท แท บ Data คล ก ป ม จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ Remove Duplicates 3. คล กเล อกห วข อฟ ลด ท ให ตรวจสอบข อม ลซ า ในท น เล อกฟ ลด Emp ID เสร จแล วคล กป ม OK 4. จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ แสดงจ านวน record ท ซ าก น คล กป ม OK การกรองโดยใช เง อนไขข นส ง การกรองข อม ลท กล าวมาแล วเป นการกรองข อม ลแบบง ายๆ แต ม การกรองข อม ลอ กแบบหน งเป นการกรองข อม ลท ซ บซ อนข น โดยค ณสามารถเล อกแสดงผลในต าแหน งอ นได ม ข นตอนด งน 1. ท าการค ดลอกข อม ลและห วข อท ใช เป นเง อนไขในการค นหา จากต วอย างน ห วข อค อ Department และข อม ลค อ Admin. copy ไปวางไว ท ต าแหน งเซลล K1-K2 2. ต าแหน งเซลล อย ในงาน database 3. ท แท บ Data ห วข อ Sort & Filter เล อก ป ม จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ Advanced Filter ให ก าหนดรายละเอ ยด แสดงผลล พธ ท ได ในงาน database น นเลย ค ดลอกผลล พธ ท ได ไปวางไว ในช วงข อม ลท เล อก ช วงข อม ลของงาน database ท งหมดท ใช ในการกรอง เล อกต าแหน งเซลล ท ใช เป นเง อนไข ค อ K1-K2 เล อกช วงข อม ลท ต องการน าผลล พธ ไปแสดง แสดงเฉพาะข อม ลท ไม ซ าก น

22 4. หล งจากเล อกรายละเอ ยดต างๆ เสร จแล ว คล กป ม OK จะปรากฏผลล พธ ด งร ป และแสดงสร ปท แถบ Status bar ด านล าง ว าม คนท อย ในแผนก Admin. 14 คน ในจ านวนพน กงาน ท งหมด 114 คน บรรณาน กรม